5 stycznia 2021 roku prezes UODO nałożył na Śląski Uniwersytet Medyczny karę w wysokości 5,500 euro za naruszenie ochrony danych osobowych studentów i brak zgłoszenia sprawy do odpowiedniej instytucji. Uczelnia miała rozpowszechnić link, dzięki któremu każda osoba postronna mogła mieć dostęp do nagrań z egzaminów i przedstawionych podczas identyfikacji danych egzaminowanych studentów. Żadna z tych osób nie wyraziła bezpośredniej zgody na udostępnienie tego materiału, w postaci umowy RODO, przez co placówka musiała się liczyć z poważnymi konsekwencjami prawnymi.
Problem udostępniania danych tego typu jest dwutorowy i dotyczy danych udostępnianych przez pracowników, oraz danych na których znajdują się pracownicy.
Jakie zdjęcia mogą udostępniać pracownicy?
Według artykułu szóstego, punktu 1a obecnie obowiązującego rozporządzenia, jednym z głównych warunków udostępniania zdjęć i filmów pracowników jest sytuacja w której “osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów”. Bez niej nie można przetwarzać zdjęć, na których znajdują się takie informacje pozwalające na identyfikację danej osoby, do których zalicza się nawet twarz podwładnego.
Jeśli zgoda na udostępnianie danych osobowych została udzielona, należy też pamiętać o przetwarzanie zdjęć firmowych w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo. Zalecane jest udostępnianie jedynie materiałów na których dane zatrudnionych są chronione przed ich bezprawnym wykorzystywaniem bądź utratą.
Zdjęcia zrobione przez pracowników w sieci - kiedy można?
Żeby można było publikować zdjęcia zrobione przez pracowników, należy mieć na uwadze kwestię praw autorskich określonych w ustawie z 1994 r. Pracownik musi zgodzić się na rozpowszechnianie jego zdjęć, inaczej występuje ryzyko konsekwencji prawnych. Dodatkowo osoba publikująca zdjęcia bądź filmy pracowników powinna zadbać o odpowiednie oznakowanie materiału, żeby jego autorstwa nie dało się podważyć. Jeżeli na zdjęciu autorstwa pracownika (czy urzędnika) widnieją inne osoby, przed jego publikacją należy mieć pewność, że osoby trzecie wyraziły zgodę na rozpowszechnianie wizerunku.
Wykorzystanie wizerunku pracownika
Wizerunek pracownika, według kodeksu cywilnego, to jedno z jego dóbr osobistych. Oznacza to, że tak jak inne dobra, podlega on ochronie przewidzianej w takich regulacjach jak art. 22 1b Kodeksu pracy czy art. 5 RODO o zasadach dotyczących przetwarzania danych osobowych. W przypadku, gdy pracodawca ma zamiar wykorzystać wizerunek pracownika, musi on uzyskać jego jednoznaczną zgodę.
Wyjątek od sytuacji występuje wtedy, gdy wykorzystanie wizerunku pracownika jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez zakład pracy, np. celów bezpieczeństwa. Dobrym przykładem mogą być zdjęcia pracowników wykorzystywane na służbowych identyfikatorach, które są wprowadzane do firmy w celu rozróżnienia osób pracujących w firmie od innych, mogących się pod nie podszywać.
Umowa o wykorzystanie wizerunku pracownika
Najbezpieczniej, jakby zgoda pracownika na wykorzystanie wizerunku została prawidłowo spisana, by uniknąć ewentualnych nieporozumień. Prawidłowo napisana powinna zawierać cel wykorzystania wizerunku, zakres jego wykorzystania w miejscu i czasie. Niewskazanym jest natomiast, żeby jej wydźwięk był ostateczny. Zgodnie z punktem trzecim artykułu siódmego RODO "osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem(...) Wycofanie zgody musi być równie łatwe jak jej wyrażenie."
Dane biometryczne
Dane biometryczne to dane osobowe, które dotyczą cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych osoby fizycznej i wynikają ze specjalnego przetwarzania technicznego. Umożliwiają one jednoznaczną identyfikację tej osoby. W artykule dziewiątym rozporządzenia unijnego są one wyszczególnione jako dane, których przetwarzanie jest zabronione. Jeśli pracodawca posiada technologię umożliwiającą rozpoznawanie twarzy pracowników na podstawie zdjęć, to może to stanowić naruszenie litery prawa.
Czy anonimizować zdjęcia pracowników?
Podsumowując, wyróżniamy dwa zagadnienia związane ze zdjęciami pracowników:
- zdjęcia zrobione przez pracowników regulują przepisy dotyczące praw autorskich
- zdjęcia i inne materiały multimedialne na których znajdują się pracownicy regulują przepisy RODO
Trzecim, niezależnym aspektem jest przechowywanie materiałów multimedialnych - chociażby z kamer monitoringu w firmie. W teorii większość poważnych firm oraz jednostek samorządowych posiada umowy o przetwarzaniu danych osobowych, więc anonimizacja filmów z monitoringu nie byłaby niezbędna. W praktyce na takich filmach znajdziemy kontrahentów, kurierów, rodziny pracowników, i całą listę osób trzecich. Dla bezpieczeństwa, dane takie jak filmy z monitoringu lub zdjęcia powinny być zanonimizowane.
Wiesz już, jak ważna jest anonimizacja zdjęć, filmów i tablic rejestracyjnych. W tym miejscu pojawia się pytanie: jak je anonimizować, najlepiej zbiorczo , gdy w firmie brakuje rąk do pracy i specjalistycznego sprzętu? W tym pomoże aplikacja Gallio.pro - wystarczy wgrać wybrane pliki, wybrać miejsce docelowe zapisu i kliknąć start, żeby zamazać nawet setki zdjęć bądź nagrań za jednym razem. Bez drogiego sprzętu i dedykowanego pracownika.
