Czym jest przetwarzanie danych osobowych?
Artykuł czwarty RODO skupia się na definicjach niezbędnych do całościowego rozumienia sprawy. Najważniejszymi z nich są wyjaśnienia terminów danych osobowych i ich przetwarzania. Danymi osobowymi określa się “informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej” a ich przetwarzanie to „operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych” w sposób zautomatyzowany bądź nie. Zaliczają się do tego między innymi zbieranie, utrwalanie, organizowanie, przechowywanie i modyfikowanie danych.
Przetwarzaniem danych osobowych jest samo przechowywanie ich na dyskach, jest ich udostępnianie na portalach społecznościowych, ale także udostępnienie na prośbę policji. W każdym z tych przypadków by je legalnie przetwarzać należy posiadać odpowiednie umowy lub dane anonimizować. Posiadanie umów zresztą nie wyklucza konieczności anonimizacji danych.
Co można, a czego nie można udostępniać na firmowych Facebooku?
Przy udostępnianiu zdjęć bądź filmów w firmowych social mediach trzeba zachować szczególną ostrożność, ponieważ nawet małe niedopatrzenie w najgorszym przypadku może skutkować poważnymi prawnymi konsekwencjami. Najbezpieczniej jest podpisać z pracownikami umowy o wykorzystanie wizerunku.
Znana jest sprawa wytoczona Śląskiemu Uniwersytetowi Medycznemu, który udostępniła na swojej platformie (do której dostęp miało wiele osób, nawet z uczelnią niepowiązanych) nagrania obrazujących przebieg egzaminów praktycznych z pediatrii, podczas których mogły widoczne być dane z m.in dowodów osobistych studentów. Finalnie placówka została zobligowana do zapłacenia kary o wysokości 5,500 euro. To jedna z wielu spraw, które udowadniają, że nie należy bagatelizować RODO.
Najważniejsza kwestia, o którą należy zadbać, to uzyskanie zgody osoby, której dane osobowe są rozpowszechniane. Można ją uzyskać na kilka sposobów, jednak najbezpieczniej jest podpisać z pracownikiem umowę powierzenia danych osobowych.
Pracownicy a umowy o udostępnianiu wizerunku
O umowie powierzenia danych osobowych traktuje artykuł dwudziesty ósmy RODO, który wprost mówi, iż “podmiot przetwarzający nie korzysta z usług innego podmiotu przetwarzającego bez uprzedniej szczegółowej lub ogólnej pisemnej zgody administratora”. Jest ona dokumentem, który podlegają prawu Unii Europejskiej lub prawu państwa członkowskiego i ma charakter wiążący.
Przedsiębiorca powinien wiedzieć, jak sporządzić przejrzystą umowę o udostępnianiu wizerunku. Dokument określa “przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą, obowiązki i prawa administratora.”
Warto też pamiętać o tym, że żadna umowa tego typu nie może mieć charakteru ostatecznego - osoba, której dane są przetwarzane ma pełne prawo w każdej chwili się z niej wycofać, a osoba te dane przetwarzająca jest zobowiązana do podjęcia odpowiednich kroków w celu wycofania tych danych z ogólnego obiegu. W takiej sytuacji pozostanie chociażby przeszukanie całego firmowego archiwum zdjęć i filmów, zlokalizowanie osoby i manualne zamazanie twarzy. Jak się nietrudno domyślić, proces bardzo czasachłonny.
Stąd wydaje się dość jasne, że zamazywanie danych jest najbezpieczniejszym rozwiązaniem. Oczywiście, zamazywanie zdjęć pracowników i publikowanie ich w mediach społecznościowych mija się z celem. Ale już anonimizowanie nagrań z kamer bezpieczeństwa, które przechowywane są na firmowych serwerach ma jak najbardziej sens i podstawy.
Bezpieczne przechowywanie materiałów multimedialnych
Podsumowując powyższe:
- udostępniać wizerunek pracowników można, ale tylko po podpisaniu odpowiednich umów
- mimo umów, pracodawca powinien każdorazowo poinformować pracownika o chęci wykorzystania jego wizerunku np. w mediach społecznościowych (pracownik ma prawo do wycofania zgód)
- multimedialne materiały przechowywane na dyskach w firmie najbezpieczniej anonimizować - chroni to przed niechcianym wyciekiem danych i jego ewentualnymi konsekwencjami
Duże ilości materiałów multimedialnych można anonimizować ręcznie. Można zrobić to także automatycznie korzystając z aplikacji Gallio.pro. Wystarczy wgrać pożądane materiały multimedialne do systemu Gallio.pro i nacisnąć przycisk START.
Gallio.pro jest w stanie anonimizować twarze na zdjęciach i wideo oraz rozpoznaje tablice rejestracyjne. Demonstracyjna wersja aplikacji jest darmowa i gotowa do pobrania TUTAJ.
