Nagranie z firmowej kamery a rodo

Ilość gromadzonych przez przedsiębiorstwa czy podmioty rządowe danych jest ogromna. Obok zupełnie oczywistych nagrań z kamer monitoring, są przecież jeszcze multimedia tworzone przez pracowników, nagrania z kamer w służbowych autach czy w końcu nowoczesne urządzenia „smart” często gromadzące dane na wewnętrzne dyski.

Nie wszystkie te dane trzeba zamazywać. Pracownik robiący służbowym telefonem zdjęcia swoich dzieci powinien mieć na względzie, że jego pracodawca nie ma na to wpływu. Filmy z wyjazdu służbowego przechowywane na laptopie też nie powinny sprawiać problemu, chociaż w takiej sytuacji pracodawca powinien zabezpieczyć się odpowiednimi umowami na przetwarzanie danych osobowych ze swoimi pracownikami.

Samo RODO koncentruje się na kwestia bezpieczeństwa danych osobowych i środków, które należy podjąć, aby je zapewnić. Jednym z nich jest anonimizacja danych, czyli przekształcenie ich w taki sposób, żeby identyfikacja osób, do których dane należą, była niemożliwa. Anonimizacja pozwala uniknąć sytuacji, które mogłyby dotknąć nie tylko pracowników, ale również samego przedsiębiorcę.

Wracając do powyższego, nagranie z kamery przedstawiające pracowników, ale także osoby trzecie, wymaga anonimizacji w dwóch sytuacjach:

1. Wideo ma zostać udostępnione, a jednostka je udostępniania nie posiada odpowiednich umów z osobami na wideo występującymi (drobna uwaga: nie muszą być to osoby, mogą być to także podjazdy z widocznym numerem rejestracyjnym),
2. Wideo jest przechowywane w firmowym archiwum, a osoby na wideo nie podpisały odpowiednich umów.

Myśląc o wykorzystywaniu wizerunku pracownika w firmie najczęściej myślimy o przykładach związanych ze zdjęciami, takimi jak te umieszczone na roboczych identyfikatorach. Dlatego nie każdy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę, na jak wiele sposobów dane pracowników są przetwarzane w firmie w formie wideo. Zaczynając od kamer monitoringu, które rejestrują twarze pracowników i osób postronnych przez wiele godzin, po firmowe wyjazdy i szkolenia pracownicze. W przypadku tych ostatnich nie ma najmniejszego problemu by pracownicy przechowywali je prywatnie, ale dalsze udostępnienie wiąże się z koniecznością podpisania odpowiednich zgód. Nawet najkrótszy filmik z wyjazdu na którym widać twarze pracowników stanowi formę przetwarzania danych.

Niezmiennie najlepszym przykładem są nagrania z kamer security. Łatwo wyobrazić sobie sytuację w której firmowe biuro odwiedza rodzina jednego z pracowników. Nagranie takich osób na kamerze CCTV wymagana anonimizacji, nawet, gdy dane osoby trzecie nie są w centrum uwagi. Innym rozwiązaniem będzie oczywiście ich anonimizacja.

RODO przewiduje surowe kary dla osób naruszających postanowienia rozporządzenia, o czym mówi podpunkt pierwszy artykułu 82 (“Każda osoba, która poniosła szkodę majątkową lub niemajątkową w wyniku naruszenia niniejszego rozporządzenia, ma prawo uzyskać od administratora lub podmiotu przetwarzającego odszkodowanie za poniesioną szkodę”) i art. 83.1 („Każdy organ nadzorczy zapewnia, by stosowane na mocy niniejszego artykułu za naruszenia niniejszego rozporządzenia administracyjne kary pieniężne, o których mowa w ust. 4, 5 i 6, były w każdym indywidualnym przypadku skuteczne, proporcjonalne i odstraszające”).

W teorii nagranie z firmowej kamery nie musi być anonimizowane, jeśli dane na nim nie zostaną przetworzone. W praktyce przechowywanie ich na wewnątrzfirmowych serwerach bez anonimizacji jest mocno ryzykowne. Za wyciek danych, chociażby w wyniku ataku hakerskiego, odpowiada przedsiębiorca. Nawet jeśli na bok odłożymy kwestię finansową, to istnieje jeszcze duże ryzyko utraty zaufania pracowników i klientów.

Aby bezpiecznie i zgodnie z przepisami rozpowszechniać dane osobowe znajdujące się na nagraniu wideo należy, zgodnie z podpunktem artykułu 6, upewnić się, że “osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów”, przy czym zgoda ta zawsze może być wycofana (wedle artykułu 7, punktu 3).

Najlepiej i najbardziej komfortowo dla obu stron jest podpisać z pracownikiem umowę na wykorzystanie wizerunku. Dokument ten w sposób czytelny i precyzyjny określa miejsce i czas w którym dane mogą być wykorzystywane przez osobę przetwarzającą. Oprócz tego powinno się także stosować szereg operacji gwarantujących kompleksową ochronę danych osobowych podczas przechowywania ich w na przykład firmowym archiwum. Obok zabezpieczenia ich przed atakiem hakerskim czy fizycznego zabezpieczenia przed utratą, warto je także anonimizować. Można cały proces przeprowadzić ręcznie, jednak wymazywanie danych z długiego wideo wiąże się z wielogodzinną, żmudną pracą.

Tu z pomocą przychodzi aplikacja Gallio.pro, która została stworzona, by ułatwiać przedsiębiorcom pracę. Gallio.pro pozwala na automatyczną anonimizację dużej ilości wideo, bez konieczności posiadania specjalistycznej wiedzy czy sprzętu. Dodatkowo, przepisy RODO nadal podlegają interpretacji. Przedsiębiorca powinien zastosować „odpowiednie środki” aby zabezpieczyć dane. Ujęcie w polityce prywatnośći korzystania z dedykowane oprogramowania do anonimizacji może okazać się kluczowe w sytuacji pojawienia się problemów.

Wersja demonstracyjna Gallio.pro jest darmowa i dostępna do pobrania TUTAJ.