TL;DR: Firma, która ma kamery w Niemczech, musi umieścić tabliczkę przed monitorowanym obszarem i w ciągu miesiąca odpowiedzieć na wniosek z art. 15 RODO, nie ujawniając na kopii nagrania innych osób. Volkswagen zapłacił 1,1 mln euro, m.in. za brak oznaczeń kamer. Tekst jest dla IOD, działów compliance i IT. Gallio PRO automatycznie zamazuje twarze i tablice rejestracyjne na nagraniach. Sprawdź swój system w teście zgodności monitoringu : dziewięć pytań, wynik od razu na stronie, bez podawania adresu e-mail.
Opisujemy sytuację w Niemczech. Tekst jest przeznaczony dla polskich firm, które mają w Niemczech sklepy, magazyny, biura lub floty, oraz dla ich zespołów ochrony danych.
RODO obowiązuje w całej UE. Sposób, w jaki interpretują je niemieckie urzędy, i krajowe przepisy, które działają obok niego, są już specyficzne dla Niemiec. Niemieckie nazwy podajemy w nawiasach, żeby łatwiej było je dopasować do lokalnych dokumentów i doradców.
Niemieckie organy nadzorcze rzadko sprawdzają samą kamerę. Sprawdzają, co dzieje się przed nagraniem i po nim.
Przed: czy osoba jest poinformowana, zanim wejdzie w monitorowany obszar?
Po: co się dzieje, gdy ktoś chce zobaczyć swoje nagranie?
Pomiędzy jest pytanie, czy potrafisz wykazać, że wszystko robisz zgodnie z przepisami. Właśnie w te trzy punkty celuje większość kar.
Dla firm i innych podmiotów prywatnych podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes. Niemiecki Federalny Sąd Administracyjny (Bundesverwaltungsgericht, BVerwG) orzekł 27 marca 2019 r. (sygn. 6 C 2.18), że § 4 federalnej ustawy o ochronie danych (BDSG) nie ma już zastosowania do monitoringu prowadzonego przez podmioty prywatne.
W praktyce oznacza to, że musisz udokumentować test równowagi między swoim interesem a interesami nagrywanych osób. Typowe cele to ochrona przed kradzieżą, wandalizmem i włamaniem. Kamera, która nagrywa wszystko „na wszelki wypadek”, rzadko przechodzi taki test.
Art. 13 RODO wymaga, by osoby były informowane w momencie zbierania danych. W przypadku kamer oznacza to, że tabliczka musi być widoczna, zanim ktoś wejdzie w zasięg nagrywania. Wytyczne 3/2019 Europejskiej Rady Ochrony Danych (EROD) zalecają informację dwuwarstwową.
Pierwsza warstwa, czyli sama tabliczka:
Druga warstwa: pełna informacja z art. 13 RODO, np. jako ogłoszenie w recepcji, podstrona w witrynie firmy albo kod QR na tabliczce.
Niemiecka Konferencja Ochrony Danych (Datenschutzkonferenz, DSK), czyli wspólne gremium federalnego i krajowych organów ochrony danych, opublikowała wzór takiej tabliczki. Sam piktogram kamery nie wystarczy.
Każda nagrana osoba może zażądać dostępu do danych i otrzymać kopię tych, które jej dotyczą (art. 15 ust. 1 i 3 RODO). Termin na odpowiedź to miesiąc od otrzymania wniosku. W złożonych sprawach można go przedłużyć o kolejne dwa miesiące, jeśli w ciągu pierwszego miesiąca poinformujesz o tym wnioskodawcę (art. 12 ust. 3 RODO).
Tu zaczyna się właściwy problem. Na prawie każdym nagraniu widać też inne osoby: klientów, pracowników, przechodniów i ich samochody.
Art. 15 ust. 4 RODO stanowi, że prawo do kopii nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych osób. Wytyczne EROD 3/2019 wprost wskazują edycję obrazu, np. maskowanie lub zamazywanie, jako sposób na ochronę osób trzecich.
Nie możesz więc po prostu odmówić wydania nagrania, bo widać na nim inne osoby. Musisz je zanonimizować, a potem wydać kopię.
Zgodnie z art. 5 ust. 2 RODO musisz być w stanie wykazać przestrzeganie przepisów. Przy monitoringu w Niemczech oznacza to co najmniej:
W lipcu 2022 r. Krajowa Pełnomocniczka ds. Ochrony Danych Dolnej Saksonii (Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen) nałożyła na Volkswagen AG karę 1,1 mln euro. Volkswagen przyjął decyzję ( źródło: LTO, po niemiecku).
Wszystko zaczęło się od kontroli policyjnej w Austrii w 2019 r. Testowy samochód VW nagrywał kamerami otaczający ruch, żeby analizować błędy systemu wspomagania kierowcy. Na pojeździe brakowało magnetycznych oznaczeń kamer, a nagrywani uczestnicy ruchu nie dostali informacji wymaganych przez art. 13 RODO. Nie było też umowy powierzenia z firmą, która prowadziła jazdy testowe.
Łącznie urząd stwierdził cztery naruszenia. Każde z nich ocenił jako drobne. Razem dały karę siedmiocyfrową.
Co pokazuje ta sprawa:
Gallio PRO działa jako aplikacja na systemach Windows i macOS. Dla środowisk korporacyjnych jest dostępna wersja on-premise z wiersza poleceń dla systemu Linux. Nagrań nie trzeba wysyłać do zewnętrznej usługi chmurowej.
Punkt kontrolny | Podstawa prawna | Zrobione? |
Tabliczka przed obszarem nagrywania, z administratorem, celem i okresem przechowywania | Art. 13 RODO | ☐ |
Pełna informacja dostępna jako druga warstwa | Art. 13 RODO | ☐ |
Test równowagi udokumentowany dla każdej strefy | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO | ☐ |
Okres przechowywania ustalony i wdrożony technicznie | Art. 5 ust. 1 lit. e RODO | ☐ |
Procedura obsługi wniosków z miesięcznym terminem | Art. 12 i 15 RODO | ☐ |
Narzędzie do zamazywania osób trzecich przed wydaniem nagrania | Art. 15 ust. 4 RODO | ☐ |
Umowy powierzenia ze wszystkimi usługodawcami | Art. 28 RODO | ☐ |
Wpis w rejestrze czynności przetwarzania | Art. 30 RODO | ☐ |
Masz też kamery w Polsce? O tym, kto może uzyskać dostęp do nagrań i komu wolno je udostępniać, piszemy w tekście o zgodności systemów monitoringu z RODO .
Tak. Art. 13 RODO wymaga informowania osób w chwili zbierania ich danych. W przypadku kamer służy do tego tabliczka widoczna przed monitorowanym obszarem. Sam piktogram bez dodatkowych informacji nie wystarczy.
Co najmniej: administratora z danymi kontaktowymi, inspektora ochrony danych, jeśli został wyznaczony, cel i podstawę prawną, prawnie uzasadniony interes, okres przechowywania oraz informację, gdzie znaleźć pełne informacje.
Nie. Po wyroku Federalnego Sądu Administracyjnego z 27 marca 2019 r. (6 C 2.18) monitoring prowadzony w Niemczech przez podmioty prywatne opiera się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Tak, jeśli wnioskodawca jest widoczny na nagraniu, a nagranie nadal istnieje. Termin to miesiąc, a w uzasadnionych przypadkach można go przedłużyć o dwa miesiące.
Nie. Zgodnie z art. 15 ust. 4 RODO kopia nie może naruszać praw innych osób. Twarze i tablice rejestracyjne osób trzecich trzeba zamazać przed wydaniem nagrania.
Tylko tak długo, jak wymaga tego cel. DSK podaje 72 godziny jako wartość orientacyjną. Dłuższy okres trzeba uzasadnić, np. trwającym wyjaśnianiem incydentu.
Za naruszenie obowiązków informacyjnych i praw osób, których dane dotyczą: do 20 mln euro albo 4% rocznego światowego obrotu (art. 83 ust. 5 RODO). Volkswagen zapłacił w 2022 r. 1,1 mln euro za cztery naruszenia ocenione jako drobne.
Tabliczka kosztuje kilka euro. Wniosek o nagranie, na który nikt nie odpowiedział albo na który odpowiedziano kopią z widocznymi innymi osobami, może skończyć się postępowaniem przed niemieckim organem nadzorczym. Sprawa Volkswagena pokazuje, że nawet formalne braki robią się drogie, kiedy się kumulują.
Sprawdź swój system w teście zgodności monitoringu : dziewięć pytań, wynik od razu na stronie, bez podawania adresu e-mail.
