Czym jest rejestr czynności przetwarzania?
Czym są czynności przetwarzania? Kto potrzebuje rejestru czynności przetwarzania?
RODO nie precyzuje pojęcia "czynności przetwarzania", więc nie jest do końca jasne, co powinno zostać udokumentowane w rejestrze. Można to rozumieć jako zestaw kroków zmierzających do osiągnięcia określonego celu w firmie. Zarówno rodzaj czynności, jak i poziom ich szczegółowości będą w dużej mierze zależeć od branży i profilu organizacji.
- Przykłady działań związanych z przetwarzaniem obejmują m.in:
- Korzystanie z oprogramowania, które gromadzi i przechowuje dane osobowe (np. system rejestracji czasu pracy, elektroniczne karty dostępu lub monitoring wideo)
- Rekrutacja pracowników
- Zarządzanie szkoleniami
- Księgowanie listy płac
- Wysyłanie newsletterów do klientów
W odniesieniu do tego rodzaju działalności, administrator danych osobowych musi zawrzeć w rejestrze takie informacje jak:
- Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe administratora i inspektora danych osobowych
- Cele przetwarzania danych osobowych
- Opis kategorii osób, których dane dotyczą
- Kategorie odbiorców, którym dane są udostępniane
- Ewentualne informacje o przekazaniu danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej
- Planowane daty usunięcia kategorii danych osobowych
- Opis środków bezpieczeństwa zastosowanych do przetwarzanych danych osobowych
Należy również pamiętać, że rejestr czynności przetwarzania powinien obejmować wszystkie zdjęcia i filmy, na których widoczne są twarze osób w firmie i w jej pobliżu (np. z monitoringu wideo). Dzięki Gallio możesz szybko anonimizować dowolne pliki wideo bez konieczności udostępniania danych stronom trzecim lub przesyłania ich w dowolne miejsce w Internecie. Co więcej, proces ten nie wpływa na jakość plików wideo i zapewnia dokładność na poziomie 98%.
Podsumowując, rejestr czynności przetwarzania jest jednym z podstawowych elementów zabezpieczenia danych osobowych w organizacji. Pozwala wygodnie i skutecznie zarządzać obowiązkami wynikającymi z RODO. Ułatwia też bieżącą weryfikację procesów z udziałem danych osobowych w firmie - zarówno pod kątem prawnym, jak i biznesowym.
