Videovigilancia en edificios de oficinas y espacios de coworking: compliance para gestores de inmuebles e inquilinos

La visual data anonymization en edificios de oficinas y espacios de coworking consiste en preparar fotografías y grabaciones de vídeo de forma que, antes de su cesión o publicación, no permitan identificar a personas ni a vehículos en la medida en que ello no sea necesario para la finalidad del material. En la práctica, esto se refiere sobre todo al face blurring y al license plate blurring, es decir, al difuminado de rostros y matrículas. En este ámbito, la cuestión clave no es solo si la videovigilancia es legal, sino quién responde por una grabación concreta y en qué momento debe llevarse a cabo la anonimización.

En los edificios de oficinas y en los espacios de coworking suelen operar en paralelo al menos dos partes: el propietario o gestor del edificio y el inquilino. Ambos pueden ser responsables del tratamiento distintos si determinan por separado los fines y los medios de uso de fotos o grabaciones. Precisamente este split governance suele determinar quién tiene la obligación de anonimizar el material antes de facilitarlo a la otra parte.

Quién es el responsable de las grabaciones en un edificio de oficinas o un coworking

El modelo más habitual es el siguiente. El propietario o el gestor del edificio opera las cámaras de las zonas comunes: accesos, vestíbulo, ascensores, garajes o recepción. El inquilino controla sus propias cámaras dentro de la oficina arrendada, en la zona de acceso al local o en el espacio para eventos utilizado para su actividad. Si cada una de estas partes define de forma independiente la finalidad de la videovigilancia, el plazo de conservación y las reglas de cesión, por regla general actúa como responsable del tratamiento independiente.

Esta distinción tiene efectos prácticos. El propietario del edificio no asume automáticamente la responsabilidad por cada grabación generada por el inquilino. Del mismo modo, el inquilino no puede dar por hecho que, como el edificio dispone de una política común de seguridad, se pueden compartir vídeos sin procesar sin una evaluación previa del riesgo y de la necesidad de anonimización.

Los acuerdos organizativos comunes son necesarios, pero no sustituyen la separación de roles. Una buena práctica de compliance consiste en describir, en el contrato de arrendamiento, en la política de videovigilancia o en un anexo operativo, al menos estas cuatro cuestiones:

• quién es el responsable de cada sistema de cámaras,
• en qué escenarios es posible compartir el material,
• quién realiza la visual data anonymization,
• quién documenta la base de dicha actuación.

Por qué la anonimización visual es un elemento central del reparto de responsabilidades

Las fotos y grabaciones de edificios de oficinas casi siempre contienen imágenes de personas. También pueden incluir matrículas en aparcamientos y zonas de acceso. Si el material va a utilizarse para algo más que la mera supervisión interna de seguridad, surge la cuestión de la minimización de datos del art. 5 del RGPD y de la licitud de su uso posterior [1].

En la práctica, esto significa que la cesión de una grabación completa sin anonimizar a otro responsable del tratamiento debería ser la excepción, no la norma. Si la finalidad puede alcanzarse tras difuminar rostros y matrículas, muchas organizaciones adoptan precisamente ese modelo por ser operativamente más seguro.

Aquí conviene diferenciar dos usos. El primero es el material probatorio que se entrega a las autoridades o se utiliza en relación con un incidente. El segundo es el material que se comparte entre propietario e inquilino con fines empresariales, por ejemplo para analizar un hecho, preparar una comunicación o realizar una publicación. En el segundo caso, la necesidad de anonimización aparece con mucha más frecuencia.

Workflow: cuándo el inquilino debe anonimizar antes de entregar el material al propietario

El inquilino debe empezar preguntándose cuál es la finalidad de la cesión. Si el propietario del edificio solicita una grabación de la recepción del inquilino únicamente para confirmar cómo se desarrolló un incidente técnico, normalmente no necesita ver los rostros sin anonimizar de terceros ajenos. En este escenario, un enfoque de compliance frecuente consiste en facilitar una versión tras aplicar face blurring y, si en la imagen aparecen vehículos, también license plate blurring.

Si el material va a entregarse a otro inquilino, la necesidad de anonimización es todavía mayor. Compartir grabaciones entre inquilinos sin difuminar rostros y matrículas debe considerarse una solución de alto riesgo. Primero hay que evaluar si la finalidad puede alcanzarse con material anonimizado. En la mayoría de los conflictos operativos, la respuesta es: sí.

Un buen workflow puede describirse en cuatro pasos:

• En primer lugar, el inquilino identifica la finalidad y el destinatario.
• En segundo lugar, evalúa si para esa finalidad es realmente necesario el material sin procesar.
• En tercer lugar, prepara una copia de trabajo tras la anonimización visual.
• En cuarto lugar, documenta el alcance de la cesión.

Este modelo limita la divulgación excesiva de imágenes personales y aplica mejor el principio de minimización [1].

Si el inquilino necesita una herramienta para procesar los materiales localmente, una opción razonable puede ser Gallio PRO como software on-premise. Esto resulta especialmente importante cuando la organización no quiere trasladar las grabaciones a servicios externos y necesita controlar la circulación de los archivos. Según los materiales del producto, el software difumina automáticamente solo rostros y matrículas, no cuerpos enteros, no funciona en tiempo real y no anonimiza flujos de vídeo. Tampoco detecta automáticamente logotipos de empresas, tatuajes, placas identificativas con nombres, documentos ni el contenido visible en pantallas de monitores, aunque estos elementos pueden ocultarse manualmente en el editor integrado. El software tampoco guarda registros que contengan datos personales.

Workflow: cuándo el propietario o gestor del edificio debe anonimizar antes de entregar el material al inquilino

El mismo mecanismo funciona en sentido inverso. Si el gestor del edificio entrega al inquilino una grabación del vestíbulo, del ascensor o del aparcamiento, no debería facilitar por defecto el material completo con los rostros de todos los visitantes. Normalmente, el inquilino solo necesita un fragmento del incidente y únicamente la información imprescindible para su finalidad empresarial o de seguridad.

El ejemplo es sencillo. Un inquilino comunica daños materiales en la entrada de su local. El gestor dispone de cámaras que cubren el pasillo y las superficies colindantes. Si el objetivo es confirmar cómo se produjo el incidente, una versión con difuminado de terceros ajenos suele ser suficiente. La grabación sin procesar solo puede ser necesaria en situaciones especiales, en función del contexto y de la base jurídica aplicable.

Desde la perspectiva del gestor, también es importante separar el material operativo del material de comunicación. El hecho de que una grabación haya sido obtenida legalmente con fines de seguridad no implica automáticamente que pueda entregarse al inquilino para fines de relaciones públicas, marketing o publicación. El uso posterior requiere un análisis independiente.

Reparto de responsabilidades en la práctica: tabla para gestores e inquilinos

Publicación de fotos y grabaciones en un edificio de oficinas: cuándo hay que difuminar los rostros

La obligación de anonimizar rostros no deriva automáticamente de una única norma, sino de la evaluación de la base de tratamiento de los datos personales, de la protección de los derechos de la personalidad y de las reglas sobre difusión de la propia imagen. En este punto son especialmente relevantes el RGPD, el Código Civil y la normativa de propiedad intelectual. La legislación de propiedad intelectual prevé excepciones al requisito de autorización para difundir la imagen, entre otras, cuando:

• se trata de una persona de notoriedad pública y la imagen se captó en relación con el ejercicio de funciones públicas, especialmente políticas, sociales o profesionales,
• la persona constituye únicamente un detalle accesorio dentro de un conjunto como una reunión, un paisaje o un acto público,
• la persona ha recibido la remuneración pactada por posar, salvo que se haya reservado expresamente lo contrario.

En edificios de oficinas y espacios de coworking, estas excepciones deben aplicarse con cautela. Un evento sectorial en un espacio de coworking no siempre será un acontecimiento público en el sentido de la práctica de la propiedad intelectual. Del mismo modo, el hecho de que alguien sea un ponente conocido no legitima automáticamente la publicación del rostro de todos los asistentes que aparezcan al fondo. Por eso, el face blurring sigue siendo una solución frecuente para materiales promocionales, coberturas de eventos y comunicación de crisis.

Matrículas en aparcamientos y zonas de acceso

En los materiales procedentes de aparcamientos y zonas de carga aparece un problema adicional. No existe una regla general según la cual difuminar matrículas sea siempre obligatorio en toda Europa Occidental sobre la base de recomendaciones europeas uniformes. La valoración depende del contexto de uso del material y de si la matrícula permite identificar a una persona en las circunstancias concretas. En Polonia, las posturas tampoco son completamente uniformes: en la práctica de protección de datos, las matrículas a veces se consideran datos personales o datos que permiten una identificación indirecta, aunque en la jurisprudencia también han aparecido enfoques más restrictivos.

Para los gestores de edificios de oficinas esto implica algo muy claro: si el material va a compartirse fuera del círculo estrictamente necesario de destinatarios o va a publicarse, el license plate blurring es una práctica razonable para reducir el margen de controversia interpretativa. Este enfoque está especialmente justificado en inmuebles internacionales, donde los estándares corporativos suelen ser más amplios que el mínimo exigido a escala local.

Cómo implantar un procedimiento de

Lo que mejor funciona es un modelo operativo sencillo. En los contratos y procedimientos conviene indicar que cada parte responde de la anonimización del material procedente de su propio sistema de cámaras antes de entregarlo a la otra parte, salvo que exista una necesidad documentada de facilitar el material sin procesar. Una cláusula de este tipo simplifica la práctica diaria y reduce el número de conflictos competenciales.

El segundo elemento es la herramienta. En inmuebles con un gran número de cámaras y con exportaciones frecuentes de grabaciones, resulta clave la posibilidad de procesar múltiples archivos y de implantar una solución local. Si la organización quiere comprobar cómo funciona este flujo de trabajo en la práctica, puede hacerlo al descargar la versión de demostración. En los materiales de Gallio PRO es importante tener en cuenta que la detección automática solo cubre rostros y matrículas, mientras que los demás elementos visuales requieren intervención manual.

El tercer elemento es una vía para las excepciones. Si el edificio tiene una estructura de arrendamiento compleja, un SOC centralizado, varios aparcamientos o requisitos enterprise para software on-premise, puede ser razonable ponerse en contacto y adaptar el proceso al modelo real de responsabilidades. Esto es especialmente relevante en situaciones en las que el material circula entre el gestor, los inquilinos y proveedores externos.

El error más frecuente: confundir el acceso técnico con el rol de responsable del tratamiento

Que el propietario del edificio tenga la posibilidad técnica de descargar una grabación no significa que pase a ser responsable del tratamiento de todos los materiales del inquilino. Del mismo modo, el simple hecho de que el inquilino pueda recibir una copia de las cámaras de las zonas comunes no lo convierte en corresponsable del sistema del gestor. Lo que determina el rol es, ante todo, quién fija la finalidad y los medios del tratamiento [1].

Precisamente por eso, el split governance no requiere solo cláusulas contractuales, sino también disciplina operativa. Cada parte debería anonimizar el material en origen antes de entregarlo a la otra, salvo que exista un motivo concreto y documentado para no hacerlo.

FAQ - videovigilancia en edificios de oficinas y coworking

¿El gestor del edificio y el inquilino son siempre corresponsables?

No. En los edificios de oficinas es más frecuente el modelo de responsables independientes, cuando cada parte determina por sí misma los fines y medios de su propio sistema de videovigilancia. La corresponsabilidad puede existir, pero requiere una decisión conjunta sobre los fines y medios del tratamiento [1].

¿Puede el inquilino entregar al propietario una grabación sin procesar de su propia oficina?

Depende de la finalidad y de la base de la cesión. Una práctica de compliance frecuente consiste en realizar antes la anonimización visual si el propietario no necesita rostros o matrículas identificables para alcanzar una finalidad concreta.

¿Pueden compartirse grabaciones entre inquilinos sin difuminar rostros?

Como regla general, esto no debería ser el estándar. En las cesiones entre inquilinos, la anonimización suele ser el primer paso, ya que cada destinatario adicional amplía el alcance de la divulgación de datos visuales.

¿Gallio PRO anonimiza toda la imagen y todos los datos personales visibles en la grabación?

No. Gallio PRO solo difumina automáticamente rostros y matrículas. No detecta de forma automática logotipos de empresas, tatuajes, placas identificativas con nombres, documentos ni pantallas de monitores. Estos elementos pueden ocultarse manualmente en el editor.

¿Gallio PRO funciona en tiempo real sobre el flujo de las cámaras?

No. Según los materiales del producto, el software no realiza anonimización en tiempo real ni anonimización de flujos de vídeo.

¿Siempre hay que difuminar las matrículas?

No siempre. La evaluación depende de la finalidad de uso del material y del contexto de identificación. Sin embargo, al compartir o publicar materiales, el license plate blurring es una práctica de compliance frecuente y prudente.

¿La herramienta guarda registros con información sobre los rostros y matrículas detectados?

Según los materiales de Gallio PRO, el software no guarda registros que contengan datos personales.